Die E-Rechnung wird ab 2025 im B2B-Bereich verpflichtend

Unternehmen werden zukünftig grundsätzlich verpflichtet sein, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich empfangen und übermitteln zu können. Die Definition der elektronischen Rechnung in § 14 UStG wird angepasst. Papierrechnungen sowie Rechnungen per E-Mail oder als Anhang mit einem einfachen unstrukturierten PDF, sind dann nach neuer Definition „sonstige Rechnungen“ und werden durch die E-Rechnung als neuer Standard ersetzt.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der in einem entsprechenden maschinenlesbaren Format (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine medienbruchfreie automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.

• Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
• Das Format kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Bereits heute ist die Anwendung E-Rechnungen im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung teilweise zwingend (Auftragnehmer des Bundes).

Um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen zu können, Software notwendig bzw. die Umstellung ggf. Anpassung bereits im Einsatz befindlicher Programme erforderlich. Empfehlenswert ist, eine Befassung mit der Umstellung so frühzeitig, um von den Kosten- und Zeitersparnissen, die mit der E-Rechnung einhergehen können, zu profitieren. Insbesondere da die Einrichtung von E-Rechnungen vom Digitalisierungsgrad der Unternehmen abhängt, kann es bei der vollständigen Umstellung zu nicht unerheblichen Aufwand im Betrieb kommen, sodass eine rechtzeitige Auseinandersetzung mit der E-Rechnung empfohlen ist, um z.B. auch Mitarbeiter zu schulen.

Welche Vorteile bietet der E-Rechnung?

Arbeitsprozesse innerhalb des Unternehmens können erleichtert werden, indem die Erstellung von Rechnungen schneller und einfacher wird. Fehler bei Eingaben können vermieden und der Rechnungsdurchlauf optimiert und Kosten für Porto und Papier eigespart werden.

Was soll sich ab 2025 ändern?

Die Einführung der E-Rechnung wurde im Wachstumschancengesetz beschlossen, welches am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde und im Hinblick auf die Regelungen zur E-Rechnung am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.

Folgendes wird für Unternehmen verpflichtend:

• Das Empfangen von E-Rechnungen im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich (B2B) ab dem 1. Januar 2025. Da der Rechnungsaussteller grundsätzlich über die Anwendung der Ausnahmen / Übergangsregelungen entscheidet, muss mindestens die Empfangsmöglichkeit von Unternehmen bereitgestellt werden. Eine Entgegennahme per E-Mail ist dafür ausreichend.

Folgende Ausnahmen bzw. Übergangsregelungen werden Aufgrund der umfassenden Herausforderungen gelten, danach können „sonstige Rechnungen“ noch wie folgt zum Einsatz gebracht werden:

• bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, übermittelt werden;
• bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, übermittelt werden, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;
• bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird (EDI-Verfahren).

Ausnahmen:

• Ausgenommen von der Verpflichtung sind Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 UStDV, die einen Gesamtbetrag von 250 € brutto nicht überschreiten.

Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein E-Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) kann mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen.

Das BMF hat eine umfangreiche Verwaltungsanweisung erlassen, die viele Fragen im Umgang mit der Einführung der E-Rechung klärt. 

Insbesondere folgende Aspekte werden darin behandelt:

• kein Erfordernis einer elektronischen Signatur (Rn. 5)
• USt-IdNr. und Wirtschafts-IdNR. als Indiz für Ansässigkeit des Rechnungsempfängers
• verpflichtende Anwendung in Fällen des Reverse Charge gem. § 13b UStG
• Anwendugn E-Rechnung, wenn nur Teile der abgerechneten Leistung der Pflicht zur E-Rechnung unterliegen (Rn. 17 und 21)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto als als E-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers (Rn. 22)
• Hybride Formate - Folgen von Abweichungen des strukturierten xml- und Bild-Teils (Rn. 32)
• E-Mail-Postfach zum Empfang ausreichens (Rn.40)
• Nachweis der ordnungsgemäßen Übermittlung
• Rechnungsberichtigung bei Umsätzen, für die noch keine Verpflichtung zur
  Verwendung einer E-Rechnung besteht (Rz. 50) 
• Kassensysteme - Ausstellung einer E-Rechnung bei vorheriger Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch ein Kassensystem (Rn. 57)
• Aufbewahrung zusätzlicher Angaben im Bildteil (Rn. 60)