Unternehmen sind zukünftig verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich empfangen und übermitteln zu können. Der Privatkundenbereich ist nicht erfasst.
Die Definition der elektronischen Rechnung in § 14 UStG wird angepasst. Papierrechnungen sowie Rechnungen als Anhang mit einer einfachen unstrukturierten PDF, sind dann nach neuer Definition „sonstige Rechnungen“ und werden durch die E-Rechnung als neuer Standard ersetzt. Die Einführung der E-Rechnung wurde im Wachstumschancengesetz beschlossen, welches am 27. März 2024 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde und im Hinblick auf die Regelungen zur E-Rechnung am 1. Januar 2025 in Kraft tritt.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, der in einem maschinenlesbaren Format (z. B. X-Rechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine medienbruchfreie automatisierte elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) entsprechen.
- Das Format kann zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden. Voraussetzung ist, dass das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Bereits heute ist die Anwendung E-Rechnungen im Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung teilweise zwingend (Auftragnehmer des Bundes).
Was wird sich ab 2025 ändern?
Empfangsverpflichtung:
- Das Empfangen von E-Rechnungen im inländischen zwischenunternehmerischen Bereich (B2B) ab dem 1. Januar 2025. Da der Rechnungsaussteller grundsätzlich über die Anwendung der Ausnahmen / Übergangsregelungen entscheidet, muss mindestens die Empfangsmöglichkeit von Unternehmen bereitgestellt werden. Eine Entgegennahme per E-Mail ist dafür ausreichend.
- In Folge bedarf es einer Software zum Auslesen der elektronischen Rechnung (z.B. dem Quba-Viewer) sowie der GoBD-konformen Archivierung der elektronischen Eingangsrechnung.
„Sonstige Rechnungen“ können noch wie folgt übermittelt werden:
- bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht,
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Absatz 3) des die Rechnung ausstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat;
- bis zum 31. Dezember 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format, das nicht den vorgenannten Anforderungen entspricht, ausgestellt werden, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt wird (EDI-Verfahren).
Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im zwischenunternehmerischen B2B-Bereich in der Lage sein E-Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln.
Ausnahmen:
- Ausgenommen von der Verpflichtung zur Austellung einer E-Rechnung sind Kleinbetragsrechnungen i.S.d. § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV), die einen Gesamtbetrag von 250 € brutto nicht überschreiten. Diese könne auch künftig als sonstige Rechnung erstellt und übermittelt werden.
- Rechnungen über umsatzsteuerfreie Lieferungen und Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis
- Kleinunterehmer werden ebenfalls von der Ausstellungsverflichtung ausgenommen sein. Hierzu wird § 34a UStDV eine Regelung enthalten. Das Gesetzgebungsverfahren hierzu ist jedoch noch nicht abgeschlossen.
- Privatkundenbereich
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) kann mit Zustimmung des Bundesrates zur Vereinfachung des Besteuerungsverfahrens durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer elektronischen Rechnung erlassen.
Kostenloses Tool der Finanzverwaltung zur Sichtbarmachung
Der E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung ist auf dem ELSTER-Portal freigeschaltet und unter folgenden Internet-Adressen erreichbar:
- https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
- http://www.erechnung.elster.de
- http://www.e-rechnung.elster.de
Verwaltungsanweisung zur Klärung vieler Einzelfragen
Das BMF hat eine umfangreiche Verwaltungsanweisung erlassen, die viele Fragen im Umgang mit der Einführung der E-Rechung klärt.
Insbesondere folgende Aspekte werden darin behandelt:
- kein Erfordernis einer elektronischen Signatur (Rn. 5)
- USt-IdNr. und Wirtschafts-IdNR. als Indiz für Ansässigkeit des Rechnungsempfängers
- verpflichtende Anwendung in Fällen des Reverse Charge gem. § 13b UStG
- Anwendugn E-Rechnung, wenn nur Teile der abgerechneten Leistung der Pflicht zur E-Rechnung unterliegen (Rn. 17 und 21)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto als als E-Rechnung mit Zustimmung des Empfängers (Rn. 22)
- Hybride Formate - Folgen von Abweichungen des strukturierten xml- und Bild-Teils (Rn. 32)
- E-Mail-Postfach zum Empfang ausreichens (Rn.40)
- Nachweis der ordnungsgemäßen Übermittlung
- Rechnungsberichtigung bei Umsätzen, für die noch keine Verpflichtung zur
Verwendung einer E-Rechnung besteht (Rz. 50) - Kassensysteme - Ausstellung einer E-Rechnung bei vorheriger Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch ein Kassensystem (Rn. 57)
- Aufbewahrung zusätzlicher Angaben im Bildteil (Rn. 60)
